Lorsqu'on contacte le responsable d'un site pour solliciter la création d'un lien, il convient de lui faciliter au maximum l'étude de la demande qui lui est faite et la mise en place de ce lien lorsqu'il adhère au principe. L'idée doit être de lui faire gagner un maximum de temps, car la création de liens est souvent considérée comme une tâche non prioritaire par les webmasters.
Pour les sites à contacter qui comportent de très nombreux liens, il convient d'abord de vérifier si il n'existe pas une adresse spécifique ou un formulaire dédié à ce type de demandes. En dehors de ce cas, la plupart des demandes de liens externes se font par email.
Pour les sites les plus importants, la demande peut se faire par téléphone, mais elle sera de toute façon complétée par un email qui donnera tous les renseignements nécessaires.
Sauf mention contraire et sites centrés spécifiquement sur une activité annuaire, l'individu à contacter est le plus souvent le webmaster, car c'est lui qui gère généralement les liens et peut rapidement mettre en place le lien demandé .
Pour optimiser la procédure et réduire les efforts coté destinataire, l'email de demande doit au moins comprendre :
- un bref descriptif du site ou de la rubrique ou service pour lequel on cherche à obtenir un lien
- un bref argumentaire sur l'intérêt de l'échange proposé (cas éventuel de l'échange)
- un lien direct vers l'éventuel lien réciproque déjà créé (cas de l'échange)
- un bref argumentaire sur l'intérêt pour le site prescripteur à proposer le site promu à ses visiteurs
- des coordonnées complètes de contact si le destinataire souhaite une information complémentaire
- l'indication de la rubrique ou des rubriques ou le lien devrait idéalement s'insérer
- un lien type déjà rédigé avec éventuellement sa version HTML pour permettre un simple copier/ coller (ceci permet de faciliter le travail de la personne en charge de l'établissement du lien mais aussi de contrôler la nature du lien en l'optimisant le texte)
- un lien vers un ou plusieurs logos pouvant être utilisés avec le lien
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Pour augmenter les chances d'acceptation de la demande et la productivité de la démarche, il est recommandé d'utiliser une lettre type. Il faut cependant la personnaliser manuellement pour montrer au destinataire que son site a été soigneusement parcouru avant de solliciter la création d'un lien. Il est également possible, pour mieux personnaliser la demande et l'adapter au contenu du site ciblé, de personnaliser l'URL vers laquelle on demande un lien. Cependant, cette pratique dilue le gain en terme d'indice de popularité car celui-ci est calculé page par page.
Pour certains sites de contenus, un grand nombre de liens externes peuvent être crées spontanément sans que les responsables des sites affichant les liens aient été sollicités. Dans ce cas, il peut parfois être judicieux de créer sur le site lui même une petite rubrique qui explique que les liens sont autorisés et même souhaités et qui peut également comprendre des textes de liens types ou des logos.
