L'organisation de la remontée d'informations doit être soigneusement organisée, notamment lorsque la collecte ne se fait pas directement sur une interface informatique et prend des formes variées.
Assurer la qualité des adresses
Lorsqu'un acteur utilise pour la première fois les adresses e-mails collectées off line, la déception est souvent forte, car le taux d'adresses invalides peut être très important et dépasser parfois largement les 30 %. Ce taux d'erreurs provient essentiellement des difficultés de lecture des adresses manuscrites et des erreurs de saisie. Diverses mesures peuvent être prises pour essayer de limiter au maximum le taux d'erreur.
Lorsque l'adresse est saisie sur un support papier, il est fortement recommandé d'utiliser un champ de formulaire de type "peigne" ou chaque lettre se voit attribuée une case. Le fait que les lettres soient détachées facilite la lecture. Les individus en charge de la saisie informatique des adresses doivent être par ailleurs sensibilisés à la rigueur nécessaire et l'interface de saisie prévoir un système de correction portant sur la syntaxe des adresses et sur celle des principaux domaines Internet.
Lorsque l'adresse est saisie dans la base au moment du contact avec l'abonné (centre d'appel, terminal point de vente,..), il est théoriquement possible de vérifier en temps réel la validité de l'adresse saisie, mais la technique est de moins en moins efficace car les serveurs de messagerie sont de plus en plus souvent configuré pour ne pas permettre des contrôles de validité d'adresse.
L'homogénéité des données
Les différents points de contacts participant à la collecte des données doivent utiliser des procédures qui permettent d'assurer l'homogénéité. Cette homogénéité des données facilite leur intégration et leur exploitation dans une base unique. Elle permet également de procéder à la déduplication sur les champs les plus pertinents pour éviter les multiples abonnements. Lorsque l'information est collectée manuellement, il est également nécessaire d'organiser sa remontée vers la base marketing commune utilisée pour les campagnes.
Motiver et rassurer les acteurs de la collecte
Le réseau interne ou externe utilisé pour la collecte doit être motivé et éventuellement rassuré.
Les différents individus opérant la collecte peuvent être motivés à travers la mise en place de "challenges de collecte" primés ou plus rarement par des incitations financières. Il pourrait être également intéressant d'introduire une dimension qualitative en ne prenant en compte que les adresses valides, mais la pratique semble difficile à mettre en oeuvre.
Dans le cas des réseaux d'enseigne, les points de vente internes ou externes à l'entreprise peuvent, plus ou moins légitimement, avoir la crainte que les abonnements obtenus auprès de leurs clients habituels servent à initier des transactions ne s'opérant plus sur le point de vente habituel. En fonction des objectifs assignés par l'entreprise à la liste de diffusion, il convient alors de démontrer qu'une lettre d'information peut être utilisée pour générer du trafic en point de vente.
La reconduction du principe d'opt-in
Si une entreprise doit adhèrer au principe strict de l'opt-in à travers sa présence Internet, elle doit également reproduire cette ligne de conduite pour les procédures de collectes off line. Ainsi, le simple fait de laisser son adresse e-mail sur un formulaire en point de vente ne doit pas être considéré comme une autorisation donnée à la réception régulière d'e-mails à vocation commerciale. Le souhait de réception doit être clairement exprimé par l'action qui consiste classiquement à cocher une ou plusieurs cases d'abonnement. La base des abonnés doit d'ailleurs si possible permettre de remonter à la source de l'abonnement, car en cas de conflit avec un destinataire, il faut être capable de prouver l'aspect légal et déontologique de l'usage de l'adresse.
