Il s’agit de logiciels dont les fonctions vont permettre une utilisation commerciale très pointue du courrier électronique à travers une intégration dans le système informatique gérant le site marchand.
Ils necessitent des developpements spécifiques pour s’interfacer avec l’existant sur les serveurs de l’entreprise. Cet interfaçage peut se faire vers le catalogue mais également vers les outils de CRM.
Ces solutions sont à priori réservées aux sites ou entreprises importantes car la license et l’implémentation nécessitent un investissement dépassant souvent les 200 000 Francs.
Les fonctionnalités
Tri et extraction
Il est bien sur possible de sélectionner les destinataires à partir de requête effectuées sur une base de données source d’un format courant. Tous types de tris peuvent être opérés en fonction des données disponibles.
La personnalisation
Comme dans le cadre d’un publipostage traditionnel le contenu du message peut être personnalisé à partir du contenu des champs choisis. La personnalisation peut également se faire dans la rubrique objet du message. Elle peut également se faire par une daptation du format au destinataire.
L’automatisation des envois
Les envois peuvent être liés à des événements ou comportements.Envois réguliers.
Les fonctionnalités d’envois programmés peuvent être utilisés pour des relevés de compte ou de consommation mensuels. Envois sur événement
Des envois peuvent être automatisés sur l’apparition d’un nouveau produit dans la base de données produits du site marchands comme pour les systèmes d’alerte sur livres ou disques. Envoi sur comportements ou actions
Les envois peuvent être consécutifs à un comportement observé sur le site (téléchargement, achat...) ou à partir des réactions mesurées à partir d’un précedent message commercial.
Dans le cas d’un internaute ayant téléchargé un shareware, une séquence de différents messages peut ainsi être mise en place avec un envoi automatique de documentation et un ou plusieurs rappels à la date d’expiration des droits.
Insertion de liens automatisée
Pour suivre l’efficacité des campagnes d’e-mailing, le logiciel peut insérer des codes qui permettent de détecter l’efficacité des campagnes adresse par adresse et offre par offre. Il est ainsi possible de connaître précisément la réaction de chaque destinataire et une partie des actions entreprises par ceux ayant utilisé un lien d’accès. Ces comportements peuvent venir dynamiquement enrichir la base clients.
Programmation
Les heures et dates d’envoi des messages peuvent être programmés. Cette fonction présente un triple intérêt, elle permet de planifier l’envoi aux moments les plus propices en fonction des données disponibles sur les destinataires, elle permet d’étaler une campagne d’envergure pour prévenir d’éventuels problèmes de montées en charge coté site marchand et enfin elle permet de gérer les ressources serveur et la bande passante de l’entreprise.
La gestion des "bounces"
Les bounces sont les très nombreux messages d’erreur qui suivent un envoi groupé, ils sont dus généralement à des problème d’accès aux serveurs de messagerie des destinataires, à des destinataires inconnus par le serveur ou à des boites pleines.
Les solutions évoluées permettent de gérer automatiquement ces messages d’erreur en programmant des nouvelles tentatives, en gérant les statistiques d’erreurs voire en supprimant certaines adresses automatiquement.
La création de formulaires
Les outils permettent la création de formulaires à destination des personnes désirant s’abonner à une mailing liste. Les données de profil des membres saisies dans le formulaire vont directement dans la base de données .
Échantillonnage et tests
Certaines solutions proposent un échantillonnage et une procédure de tests rapides. Le courrier électronique peut être distribué à un échantillon pris au hasard ou à chaque énième membre de la liste. Les codes de tracking sont alors utilisés pour déterminer les envois les plus performants.
Contrôle des données par les abonnés
Les logiciels peuvent permettre la création automatisée de formulaires Web qui permettent aux abonnés de mettre à jour leurs renseignements personnels dans la base de données, de se retirer d’une liste ou d’effectuer les fonctions réservées aux abonnés (champ d’alerte, rythme d’alerte).
La fonction de management
Cette fonction va permettre à différentes personnes de gérer à partir d’un logiciel de navigation standards les envois ou les règles d’envois automatisés. En cas de multiples utilisateurs, il est possible de gérer les droits de chacun.
Cette fonction va également assurer le reporting des différentes campagnes.
Très puissants, ces outils nécessitent pour leur maintenance et leur optimisation des compétences internes pointues au niveau techniques et marketing direct Internet.
Les entreprises n’ayant pas ces compétences ou souhaitant les réserver pour d’autres tâches préfèreront un service d’externalisation de l’e-mail marketing.