Selon le type de solution retenue, les étapes de mise en oeuvre abordées ci-dessous sont réalisées par la société organisatrice de l’évènement ou par un prestataire technique et conseil spécialisés dans la mise en oeuvre de ce type d’évènement sur Internet.
La gestion marketing de l’évènement
La gestion marketing de l’évènement comprend le travail de promotion, la gestion des inscriptions et la relance des participants.
La promotion de l’évènement se fait par des méthodes classiques ou peut selon la stratégie de l’entreprise reposer exclusivement sur le canal Internet. Elle renvoie vers des supports d’inscription/qualification qui prennent le plus souvent la forme d’un formulaire d’inscription en ligne. La qualification peut être d’autant plus poussée que l’évènement est perçu comme porteur de valeur.
L’inscription est suivi d’une confirmation par e-mail donnant tous les renseignements nécessaires pour la participation au webinaire, cette confirmation peut également comprendre des éléments pour s’assurer de la compatibilité de l’équipement du participants. Enfin 1 ou 2 e-mails de rappels de l’évènement pourront être envoyés la veille et une heure avant la conférence.
La définition des contenus
Les contenus doivent être soigneusement étudiés pour correspondrent au contexte d’utilisation d’un webinaire. Outre la présentation elle même, il faut également prévoir les éléments d’animations interactifs indispensables pour impliquer les participants. Si le contenu provient d’une conférence traditionnelle, il faudra le plus souvent réaliser une adaptation.
La formation de l’utilisateur
Le ou les orateurs doivent être éventuellement formés à l’utilisation de la technologie employée et sensibilisés à ses caractéristiques, notamment si il n’y a pas de video et uniquement le commentaire sonore des slides Powerpoint.
La mise en place technique
Quelle soit gérée en Interne ou passe par une solution en ligne, l’accès à la conférence doit être ouvert et soigneusement testée car le retard sera plus facilement sanctionné que pour une conférence traditionnelle.
Le suivi
Le suivi est constitué d’un bilan de l’évènement et d’un suivi commercial.
le bilan de l’évènement doit être quantitatif (nombre de participants, non participants, coût au lead, abandons,..) et qualitatif (qualité des participants, évaluation des participants).
Le follow up prend la forme traditionnelle d’une exploitation commerciale des contacts obtenus grâce au webinaire, sans oublier une relance à destination des individus inscrits mais n’ayant pas participé à l’évènement.
Bien sur, ce n’est qu’au terme de ce suivi commercial et de l’obtention des premiers résultats tangibles qu’un regard pourra être porter sur la rentabilité d’un tel évènement.
